Mis funciones son:

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

IDENTIFICACIÓN
MISIÓN O PROPÓSITO DEL CARGO
Nombre del cargo
TECNICO OPERATIVO EN ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN
Nivel:
Técnico
Código y Grado
314-02
Naturaleza del Cargo:
Trabajador Oficial
Clase:
Tiempo Completo
Archivar y conservar los documentos y velar por el correcto cumplimiento de las normas del manejo de la información.



FUNCIONES GENERALES
1. Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Manual de Funciones, Reglamentos Internos de Las Empresas Públicas de la Ceja E.S.P., y las órdenes impartidas por su superior en lo relacionado con el cargo.

2. Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y proyectos en los que interviene en razón del cargo.

3. Cumplir de manera efectiva la misión y los objetivos del despacho al que se encuentra adscrito y la ejecución de los procesos en que interviene en razón del cargo.

4. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la entidad.

5. Presentar informes de actividades realizadas a su jefe inmediato y demás organismos que lo soliciten con la oportunidad requerida y que este autorizado para entregar.

6. Responder por la aplicación de los métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo.

7. Cumplir con las disposiciones existentes en materia disciplinaria, sobre Derechos, Deberes, Prohibiciones, Inhabilidades, Incompatibilidades y Conflicto de Intereses.

8. Contribuir a la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión y del proceso a cargo.

9. Contribuir con el cumplimiento de la Política Integral de Gestión.

10. Velar por el buen desempeño ambiental de las actividades propias de su cargo

FUNCIONES ESPECÍFICAS
Recibir, radicar, registrar y tramitar la correspondencia entregada y recibida en la Empresa.

Clasificar, ordenar, codificar y conservar el archivo, con el objeto de tener acceso a la información de una manera ágil y oportuna.

Codificar la correspondencia y prepararla para su archivo, una vez haya cumplido su ciclo informativo, de acuerdo con el sistema establecido.

Atender las consultas, responder los oficios y memorandos requeridos y establecer los controles.

Ordenar y vigilar la distribución oportuna de toda la correspondencia generada, elaborando las anotaciones correspondientes a cada clase, conforme a las normas establecidas.

Formar y mantener actualizados los índices de las copias numéricas de la correspondencia entregada.

Recibir y revisar los documentos que lleguen al Archivo y Coordinar los servicios de mensajería que requiera la Institución.

Buscar en el Archivo los datos necesarios para expedir los distintos tipos de certificados que competen a la Empresa y mantener absoluta reserva sobre la información.

Cumplir y hacer cumplir el Reglamento General de Archivos, emanado del Archivo General de la Nación.

Autorizar al público externo el ingreso a las oficinas, cuando el funcionario requerido pueda atenderlo.

Normalizar proceso de acceso, consulta y préstamo de los documentos del Archivo Central, para efectuar el préstamo de documentos de asuntos generales, solicitados por las distintas dependencias de la Empresas, y llevar los respectivos controles, con el fin de que todos los documentos entregados sean evaluados y devueltos oportunamente, para ser nuevamente almacenados.

Proponer la adopción de métodos y sistemas que tiendan a mejorar los servicios del departamento de Archivo y Correspondencia.

Presentar informes periódicos sobre las labores realizadas y acerca de los proyectos de la sección a su cargo.



Cumplir y hacer cumplir el Reglamento Interno de Trabajo y las normas de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional, determinadas por la Empresa.

Cumplir y hacer cumplir el Reglamento Interno de Trabajo y las normas de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional, determinadas por la Empresa.

Desempeñar eficazmente todas las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por superior jerárquico.



COMPETENCIAS PARA EL CARGO
COMPETENCIAS
COMUNES
CONOCIMIENTOS
ESENCIALES
COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
Orientación a resultados
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia
Compromiso con la organización

Tener conocimientos en programas Microsoft Windows, Office, Internet o similares, manejo y administración de documentos, tablas de retención documental, organización de archivos administrativos. Servicio al cliente
§ Experticia técnica
§ Trabajo en equipo
§ Creatividad e innovación







REQUISITOS MINIMOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
FORMACIÓN ACADEMICA
EXPERIENCIA / AÑOS
Tecnología en Administración Documental o Administración de Empresas. Técnico en archivística

Un (1) año de experiencia relacionada.


CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
Documentos archivados y conservados, con el correcto cumplimiento de las normas del manejo de la información.


RELACIONES INTERNAS
¿Con Quién?
Propósito
Todas las áreas de Las Empresas Públicas de La Ceja E.S.P.
Ejecutar todos aquellos asuntos que sean propios de la dependencia a la que se encuentran adscritos.
Jefe Inmediato
Personas a cargo:
Director Administrativo
No


RELACIONES EXTERNAS
¿Con Quién?
Propósito
Comunidad en general, entidades públicas y privadas, entidades y órganos de control, con los proveedores y usuarios con los cuales tiene relación por el cargo.
Ejecutar todos aquellos asuntos propios de la dependencia a la que pertenecen y que es requerido o solicitado por el cliente externo.