Diagnóstico Archivo de Gestíón

DIAGNOSTICO ESTADO ACTUAL ARCHIVO DE GESTIÓN EMPRESAS PÚBLICAS DE LA CEJA E.S.P.



El Archivo de Gestión de EE.PP. de La Ceja E.S.P. es un archivo totalmente centralizado, esta organizado conforme a lo estipulado en las Tablas de Retención Documental de la Entidad, las cuales ya están aprobadas por el Consejo Municipal de Archivos. Su organización y clasificación esta de acuerdo a la normatividad archivistica legal vigente. Toda la documentación que forma expedientes (historias laborales, convenios, contratos, etc) esta debidamente foliada y tiene la hoja control de documentos.

Para agilizar la búsqueda de la documentación se tiene el cuadro de clasificación documental por colores donde por medio de separadores se facilita la consulta de la documentación. Todos los procedimientos de archivo están documentados dentro del sistema de gestión de calidad.

Las comunicaciones se manejan de acuerdo a los lineamientos del Acuerdo 060 de 2001.

Todo el proceso documental de la Entidad se maneja por medio de un software documental que permite el rápido acceso a la información y se tiene toda la documentación debidamente digitalizada. Además por medio de vistas algunos usuarios están autorizados para consultar ciertos tipos documentales, lo que permite que por medio del software puedan acceder a consultar cualquier documento deseado sin necesidad de acceder al documento físico, facilitándonos preservar y conservar con mayor integridad el documento original.

La Entidad esta regida principalmente por la Ley 142 de 1994 y todas las demás que la complementen o modifiquen.

En materia de archivo esta sujeta a toda la normatividad expedida por el Archivo General de La Nación, especialmente Ley 594 de 2000, Acuerdo 039 de 2002, Constitución Política de Colombia, entre otros.


El Municipio de La Ceja del Tambo pertenece a la categoría cuarta.